Kierownicy grup w BRAINCITY byli rekrutowani na podstawie rekomendacji ISC BRAINCITY spośród kandydatów międzynarodowych, w drodze otwartych konkursów opartych na przejrzystych kryteriach. Kryteria zatrudniania Kierowników Grup opierały się na ocenie ich dotychczasowych osiągnięć, przyszłych planów badawczych oraz zgodności tych planów z zakresem agendy badawczej BRAINCITY. Idealni kandydaci znajdowali się na wczesnym etapie kariery i wykazywali potencjał porównywalny z laureatami programu grantowego ERC Starting/Consolidator. BRAINCITY rozważało jednak także rekrutację uznanych, doświadczonych kierowników. Proces rekrutacji był wspierany przez EMBL, strategicznego partnera BRAINCITY, który udzielał wskazówek przy tworzeniu odpowiednich procedur zarządczych oraz przy rekrutacji i ocenie Kierowników Grup BRAINCITY.

Kandydaci na Kierowników Grup mają możliwość realizowania wybranych przez siebie projektów zgodnych z agendą badawczą BRAINCITY, a ich działalność badawcza będzie zatem kształtować przyszłość BRAINCITY. Kierownicy Grup mają pełną swobodę w rozwijaniu własnych projektów naukowych oraz ponoszą odpowiedzialność za utworzenie i prowadzenie niezależnej grupy badawczej. Oferowano początkowo stanowiska na czas określony z możliwością uzyskania stałego zatrudnienia (tenure) w Instytucie Nenckiego po pozytywnej ocenie. Warunki zatrudnienia obejmują finansowanie podstawowe i międzynarodowo konkurencyjne wynagrodzenia dla kierownika zespołu (PI) oraz kilku członków grupy, a także dostęp do najnowocześniejszych zaplecza i infrastruktury badawczej oraz możliwość ubiegania się o finansowanie dużej aparatury.

Instytut Nenckiego ma udokumentowane sukcesy w rekrutowaniu wybitnych kierowniczek laboratoriów, a BRAINCITY kontynuuje tę tradycję, wprowadzając mechanizmy minimalizujące świadome i nieświadome uprzedzenia w procesie rekrutacji, zwłaszcza na poziomie Kierowników Grup. W skład komisji rekrutacyjnych wchodziły kobiety-naukowcy, a w każdej rundzie rekrutacji na rozmowę zapraszano co najmniej jedną kobietę.

Intencja rekrutacji zróżnicowanej kadry została wprost omówiona przez komisję rekrutacyjną przed rozpoczęciem naboru, a do zachęcania i pozyskiwania zgłoszeń od wybitnych przedstawicieli niedostatecznie reprezentowanych grup, w tym kobiet, zastosowano proaktywne mechanizmy (zapraszanie obiecujących badaczy do wygłaszania seminariów, bezpośrednie pozyskiwanie kandydatów na konferencjach naukowych, sympozja poprzedzające rekrutację). Obecnie w BRAINCITY mamy 2 grupy kierowane przez kobiety i 2 kierowane przez mężczyzn.